In dieser Verfahrungsordnung informiert die Privatärztliche Laborgemeinschaft über den Ablauf des eingerichteten Beschwerdeverfahrens nach §§8, 9 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Das Beschwerdeverfahren stellt eine wesentliche Komponente im Rahmen der Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dar.
Wir als Privatärztliche Laborgemeinschaft bekennen uns ausdrücklich zur Achtung der Menschenrechte und verpflichten uns, Menschenrechte in unseren eigenen Geschäftstätigkeiten sowie in unseren Lieferketten zu achten und Betroffenen von Menschenrechtsverstößen Zugang zu Abhilfe zu ermöglichen. Dabei richten wir unser unternehmerisches Handeln an den international anerkannten Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen aus und setzen somit die Anforderungen des LkSG um. Ein wirksames Beschwerdeverfahren hilft uns, potenzielle Verstöße gegen die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten frühzeitig zu erfassen und geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten. Im Zuge dessen versprechen wir gegenüber allen hinweisgebenden Personen eine vertrauliche und professionelle Behandlung aller eingehenden Meldungen und Beschwerden.
Die Privatärztliche Laborgemeinschaft zählt die mit ihr verbundenen Unternehmen zu ihrem eigenen Geschäftsbereich im Sinne des LkSG. Dieses Beschwerdeverfahren gilt auch für diese Unternehmen.
Wer kann Hinweisen oder Beschwerden geben?
Das Beschwerdeverfahren richtet sich an alle potenziell betroffenen Personen. Dies umfasst die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Privatärztlichen Laborgemeinschaft und der damit verbundenen Unternehmen, die unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten und ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie sonstige Dritte.
Für welche Arten von Hinweisen oder Beschwerden können Sie unser Beschwerdeverfahren nutzen?
Das Beschwerdeverfahren kann genutzt werden, um seriöse Hinweise über Risiken in Bezug auf Menschenrechte, Umweltstandards oder ihre Verletzungen durch wirtschaftliche Tätigkeiten im eigenen Geschäftsbereich der Privatärztlichen Laborgemeinschaft sowie der Geschäftspartner entlang der Lieferkette zu melden.
Zu den Risiken gem. §2 LkSG gehören insbesondere: Verbot von Kinderarbeit, Verbot von Zwangsarbeit und allen Formen der Sklaverei, Verbot von Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren, Verbot der Missachtung der Koalitionsfreiheit – Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen, Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung, Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns, Verbot der Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlagen durch Umweltverunreinigungen, Verbot der widerrechtlichen Verletzung von Landrechten, Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater/öffentlicher Sicherheitskräfte, die aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle zu Beeinträchtigungen führen können; verbotene Herstellung, Einsatz und/oder Entsorgung von Quecksilber (Minamata-Übereinkommen), verbotene Produktion und/oder Verwendung von Stoffen im Anwendungsbereich des Stockholmer-Übereinkommens (POP) sowie nicht umweltgerechter Umgang mit POP-haltigen Abfällen, verbotene Ein-/Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Basler-Übereinkommens.
Über welche Beschwerdekanäle nehmen wir Ihren Hinweis/Ihre Beschwerde entgegen?
Um Ihre Hinweise und Beschwerden entgegenzunehmen, stellt die Privatärztliche Laborgemeinschaft einen offiziellen digitalen Meldekanal bereit, welcher durch CBH Services UG mit der Unterstützung der LegalTegrity GmbH unterhalten wird: www.wisplinghoff.de/lieferkette. Hier haben Sie die Möglichkeit, auch anonyme Meldungen zu geben. Der digitale Meldekanal steht in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung.
Wenn Sie direkt mit uns Kontakt aufnehmen möchten um Ihre Hinweise/Beschwerde zu geben, senden Sie uns bitte eine E-Mail an: legal@wisplinghoff.de.
Wer ist zuständig für die Bearbeitung der Hinweise/der Beschwerde?
Für die Bearbeitung der Hinweise ist die interne Rechtsabteilung sowie die Kanzlei CBH Rechtsanwälte zuständig. Diese Beschwerdebeauftragten bieten Gewähr für unparteiisches Handeln, handeln im Rahmen ihrer Funktion unabhängig und weisungsfrei und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Verfahren – Was passiert nach Abgabe des Hinweises/der Beschwerde?
Eingangsbestätigung
Eingehende Hinweise oder Beschwerden im digitalen Meldekanal werden wie folgt entgegengenommen: Meldungen eigener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreffend Menschen- und Arbeitsrechte werden durch die CBH Rechtsanwälte entgegengenommen. Meldungen eigener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreffend Umweltstandards sowie alle Meldungen aller anderen potenziellen Hinweisgeber werden von juristischen Mitarbeitenden der Rechtsabteilung entgegengenommen. In allen Fällen wird der Eingang der Beschwerde innerhalb von einer Woche bestätigt. Hierzu lassen sich eingereichte Hinweise und Beschwerden sowie deren Status über einen Zugangscode mit PIN im Meldekanal einsehen. Deswegen ist es für die hinweisgebende Person sehr wichtig, den Zugangscode mit PIN gut aufzubewahren. Hinweisgebende Personen haben zusätzlich die Möglichkeit, eine Mailadresse vor dem Absenden des Hinweises oder der Beschwerde zu hinterlegen, um leichter über den Bearbeitungsfortschritt auf dem Laufenden gehalten zu werden. Diese Mailadresse ist für die zuständigen Beschwerdebeauftragten nicht einsehbar.
Falls Hinweise oder Beschwerde per E-Mail an legal@wisplinghoff.de eingereicht werden, werden sie alle durch juristische Mitarbeitende der Rechtsabteilung entgegengenommen. Ihr Eingang wird innerhalb von einer Woche bestätigt.
Prüfung des Hinweises/der Beschwerde
Alle Hinweise und Beschwerden im digitalen Meldekanal oder per E-Mail werden durch dieselbe/denselben Beschwerdebeauftragte/-n, die/der die jeweilige Meldung entgegengenommen hat, auf ihre Seriosität und Relevanz für den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens geprüft.
Sollten die vorliegenden Informationen nicht ausreichend für die Prüfung sein, tritt die/der zuständige Beschwerdebeauftragte, soweit möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt, um mögliche Rückfragen zu klären oder weitere Informationen zu erfragen.
Klärung des Sachverhalts
Hinweisgebende Personen werden im jeweiligen Meldekanal durch die juristischen Mitarbeitenden der Rechtsabteilung über das Ergebnis der Prüfung ihres Hinweises/ihrer Beschwerde aufgeklärt.
(1) Im Fall einer Ablehnung wird diese begründet und der hinweisgebenden Person unverzüglich mitgeteilt.
(2) Bei einer Weiterverfolgung des Hinweises/der Beschwerde wird die hinweisgebende Person, soweit möglich, aktiv über den Fortschritt der Untersuchungen aufgeklärt. Sollten die vorliegenden Informationen nicht ausreichend für eine weitere Untersuchung sein, nehmen die juristischen Mitarbeiter der Rechtsabteilung unverzüglich Kontakt mit der hinweisgebenden Person auf, um den Sachverhalt zu konkretisieren. Diese Erörterung dient auch dazu, Erwartungen in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen seitens der hinweisgebenden Person zu identifizieren.
(3) Wenn eine Verletzung der Menschenrechte und Umweltstandards im eigenen Geschäftsbereich oder der Lieferkette bereits eingetreten ist, unmittelbar bevorsteht oder möglich erscheint, werden umgehend angemessene Präventions- und Abhilfemaßnahmen eingeleitet. Ziel dieser Maßnahmen ist, eine Verletzung von geschützten Rechtspositionen zu vermeiden oder um bereits eingetretene Verletzungen von geschützten Rechtspositionen zu beenden oder minimieren. Die hinweisgebende Person wird eine Rückmeldung grundsätzlich spätestens drei Monate nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung erhalten, die die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese umfasst. Die Umsetzung der eingeleiteten Maßnahmen wird überwacht. Das erzielte Ergebnis wird, soweit möglich, gemeinsam mit der hinweisgebenden Person evaluiert.
Dokumentation und Aufbewahrung
Der jeweilige Beschwerdevorgang wird dokumentiert. Die Aufbewahrung erfolgt für mindestens sieben Jahre ab ihrer Erstellung.
Wie schützen wir die Identität hinweisgebender Personen?
Die Privatärztliche Laborgemeinschaft sieht den Schutz von hinweisgebenden Personen als einen wichtigen Bestandteil eines effektiven Beschwerdeverfahrens an und duldet keine Benachteiligung oder Bestrafung für die rechtmäßige Nutzung des Beschwerdeverfahrens. Um hinweisgebende Personen zu schützen, wurden die folgenden Maßnahmen umgesetzt.
- Alle Hinweise und Beschwerden werden professionell und vertraulich behandelt.
- Eingehende Hinweise und Beschwerden werden durch geschulte Beschwerdebeauftragte bearbeitet.
- Hinweisgebenden Personen steht es frei, eine offene oder anonyme Meldung abzugeben.
- Durch den externen Meldekanal lassen sich die hinweisgebenden Personen nicht zurückverfolgen.
- Der Meldekanal ist konform mit den Vorgaben des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG), BGBI. I 2023, Nr. 140.
- Datenschutzrechtliche Vorschriften werden stets eingehalten.
Hinweise auf die Benachteiligung oder Bestrafung von hinweisgebenden Personen werden mit höchster Ernsthaftigkeit geprüft und untersucht. Wir bitten Sie, eine offizielle Meldung über unsere deklarierten Meldekanäle abzugeben, sollten Sie Kenntnis über Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen erlangen.
Wirksamkeitsüberprüfung
Das Beschwerdeverfahren wird jährlich und anlassbezogen überprüft. Bei der Feststellung von Verbesserungsbedarf wird das Beschwerdeverfahren angepasst.